Términos y Condiciones de Uso

Estos Términos y Condiciones de Uso (los «Términos») regulan el acceso y uso de la plataforma Swift97. Junto con la Política de Privacidad, constituyen el acuerdo completo entre Swift97 y el usuario o empresa contratante. Le recomendamos leerlos detenidamente antes de utilizar el servicio.

1. Aceptación de los Términos

Al registrarse, acceder o utilizar Swift97 en cualquier forma, el usuario y la empresa que representa («Tenant») declaran que han leído, comprendido y aceptado íntegramente estos Términos y la Política de Privacidad. Si no está de acuerdo con cualquiera de las disposiciones, debe abstenerse de utilizar el servicio.

Quien acepta estos Términos en nombre de una persona jurídica declara contar con las facultades suficientes para obligarla. El uso de Swift97 está destinado exclusivamente a personas físicas o jurídicas con actividad comercial legalmente constituida en la República de Costa Rica, o en otros países donde el servicio esté disponible.

2. Definiciones

• Swift97 / nosotros: el proveedor de la plataforma de software como servicio (SaaS) descrita en estos Términos.
• Tenant: la empresa o persona contratante que opera dentro de un ambiente aislado de la plataforma. Cada Tenant administra su propia organización.
• Usuario: cualquier persona física autorizada por el Tenant para acceder a la plataforma mediante credenciales propias.
• Administrador: el Usuario con privilegios para gestionar usuarios, roles, configuración y datos dentro de la cuenta del Tenant.
• Datos del Tenant: toda la información que el Tenant y sus Usuarios ingresan o generan en la plataforma (clientes, proveedores, empleados, productos, facturas, inventario, movimientos y registros relacionados).
• Comprobante Electrónico: factura electrónica (FE), tiquete electrónico (TE), nota de crédito (NC), nota de débito (ND), factura electrónica de compra (FEC), recibo electrónico de pago (REP) y demás documentos definidos por la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda.

3. Descripción del Servicio

Swift97 es una plataforma de software como servicio (SaaS) en la nube, de arquitectura multi-empresa, orientada a la gestión empresarial (ERP) de negocios en Costa Rica. Entre sus funciones se incluyen la facturación electrónica conforme a la normativa del Ministerio de Hacienda, la gestión de inventario, compras, ventas, cuentas por cobrar y reportes fiscales y de gestión.

Swift97 actúa como intermediario tecnológico que facilita la generación, firma y transmisión de comprobantes electrónicos hacia la Administración Tributaria. No presta asesoría contable, fiscal ni legal. Las decisiones tributarias, contables y comerciales son responsabilidad exclusiva del Tenant.

Swift97 se reserva el derecho de modificar, mejorar, suspender o descontinuar funcionalidades de la plataforma, procurando que dichos cambios no degraden de forma sustancial el servicio contratado.

4. Cuentas, Usuarios y Acceso

Cada Tenant opera en un ambiente completamente aislado del resto de empresas. El Administrador principal de la cuenta es responsable de la gestión de usuarios, roles y permisos dentro de su organización.

• No está permitido compartir credenciales de acceso entre usuarios.
• El Administrador puede crear y desactivar usuarios sin restricciones técnicas.
• Las credenciales de acceso son de uso personal e intransferible.
• El Tenant es responsable de toda la actividad realizada bajo sus credenciales y las de sus Usuarios.
• Ante sospechas de acceso no autorizado, el Usuario debe notificar de inmediato a [email protected] y cambiar sus credenciales.

5. Roles sobre los Datos

Para efectos de la Ley N.° 8968 — Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales y su reglamento, las partes reconocen lo siguiente:

• El Tenant es el responsable del tratamiento de los datos personales de sus propios clientes, proveedores y empleados que ingresa en la plataforma. Determina las finalidades y los medios del tratamiento y garantiza contar con la legitimación necesaria para recopilarlos y procesarlos.
• Swift97 es el encargado del tratamiento respecto de dichos datos: únicamente los procesa por cuenta y según las instrucciones del Tenant, con la finalidad de prestar el servicio, y no los utiliza para fines propios ni los comercializa.
• Respecto de los datos de la propia cuenta (datos de registro y de los Usuarios del sistema), Swift97 actúa como responsable, conforme a su Política de Privacidad.

6. Obligaciones del Tenant

El Tenant se obliga a:

• Suministrar información veraz, exacta y actualizada al registrarse y durante el uso del servicio.
• Utilizar la plataforma conforme a la ley, la moral, el orden público y estos Términos.
• Contar con el consentimiento o la base legitimadora necesaria para tratar los datos personales de terceros que ingrese al sistema.
• Verificar la exactitud de todos los datos antes de emitir cualquier comprobante electrónico u operación con efectos fiscales.
• Mantener la confidencialidad de sus credenciales y certificados digitales.
• Pagar puntualmente las sumas correspondientes al plan contratado.

7. Responsabilidad Fiscal y Comprobantes Electrónicos

Swift97 genera comprobantes electrónicos conforme a la normativa vigente de la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda (versión 4.4 y posteriores) y los transmite a la Administración Tributaria mediante los mecanismos oficiales.

• El contenido, la veracidad y la oportunidad de cada comprobante son responsabilidad exclusiva del Tenant. Swift97 no valida la procedencia comercial ni la corrección tributaria de la información ingresada.
• El Tenant es el único responsable del uso, custodia y vigencia de su certificado de firma digital, así como del cumplimiento de sus obligaciones tributarias y de la presentación de sus declaraciones.
• Swift97 no es responsable por el rechazo de comprobantes, multas, intereses o sanciones derivadas de información incorrecta ingresada por el Tenant, ni por interrupciones, cambios normativos o fallos atribuibles a la infraestructura del Ministerio de Hacienda.
• Una vez que un comprobante es aceptado por Hacienda, su contenido es inmutable y queda registrado de forma permanente y trazable en el sistema.

8. Corrección de Comprobantes (NC y ND)

Al utilizar el módulo de facturación, el Tenant declara conocer y aceptar las siguientes reglas operativas sobre la corrección y anulación de comprobantes:

• Nota de Crédito (NC): Swift97 emite la Nota de Crédito únicamente para anular en su totalidad una Factura Electrónica (FE) o un Tiquete Electrónico (TE) previamente aceptado por Hacienda. El sistema no realiza anulaciones ni ajustes parciales mediante Nota de Crédito; para reflejar montos distintos se debe anular el comprobante original y emitir uno nuevo con los valores correctos.
• Nota de Débito (ND): Swift97 permite emitir una Nota de Débito exclusivamente para neutralizar una Nota de Crédito emitida por error, con lo cual el comprobante original (FE o TE) recupera su validez. La Nota de Débito no puede aplicarse directamente sobre una factura para incrementar montos u otros fines.
• Cualquier corrección se realiza emitiendo los comprobantes de anulación descritos, los cuales quedan registrados de forma permanente y trazable.
• Estas reglas responden al diseño del sistema y a la normativa fiscal vigente. El Tenant es el único responsable de verificar los datos antes de emitir cualquier comprobante electrónico.

9. Facturación y Pagos

El servicio Swift97 se cobra de forma periódica en colones costarricenses (₡) o dólares estadounidenses (USD), según el plan contratado. Los precios están sujetos al impuesto al valor agregado (IVA) y demás cargas conforme a la legislación vigente.

• El cobro se procesa según el ciclo de facturación del plan contratado.
• La falta de pago puede resultar en la suspensión temporal del acceso al servicio.
• Salvo disposición legal en contrario, no se realizan reembolsos por períodos parciales de uso ya facturados.
• Los cambios de plan toman efecto en el siguiente ciclo de facturación.
• Swift97 podrá ajustar sus tarifas notificando al Tenant con al menos 30 días naturales de anticipación; el nuevo precio aplica a partir del siguiente ciclo.

10. Disponibilidad del Servicio (SLA)

Swift97 procura mantener una disponibilidad mensual del 99% para planes de pago activos. Los períodos de mantenimiento programado se notifican con al menos 24 horas de anticipación cuando ello sea razonablemente posible.

No se computan como indisponibilidad: eventos de fuerza mayor, interrupciones de los proveedores de internet del Tenant, fallos o indisponibilidad de la API del Ministerio de Hacienda u otros servicios de terceros, ni actos de terceros malintencionados.

11. Servicios de Terceros

El funcionamiento de Swift97 depende de servicios prestados por terceros, entre ellos la plataforma de comprobantes electrónicos del Ministerio de Hacienda, proveedores de infraestructura en la nube, servicios de correo y almacenamiento de archivos. Estos servicios se rigen por sus propios términos y políticas.

Swift97 no controla ni garantiza la disponibilidad, exactitud o continuidad de dichos servicios de terceros, y no será responsable por interrupciones, fallos o cambios atribuibles a ellos. El detalle de los encargados que tratan datos personales se describe en la Política de Privacidad.

12. Propiedad Intelectual

Swift97, su código fuente, diseño, marcas, logotipos, documentación y todos los elementos que componen la plataforma son propiedad exclusiva de Swift97 o de sus licenciantes y están protegidos por la legislación de propiedad intelectual aplicable.

El Tenant recibe una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para utilizar la plataforma durante la vigencia de su suscripción y conforme a estos Términos. Esta licencia no transfiere ningún derecho de propiedad sobre el software.

13. Propiedad y Portabilidad de los Datos

Todos los Datos del Tenant son propiedad exclusiva del Tenant. Swift97 no comercializa, cede ni comparte estos datos con terceros, salvo lo necesario para prestar el servicio o por mandato legal.

Al solicitar la cancelación del servicio, Swift97 pone a disposición del Tenant un período de 30 días naturales para exportar sus datos antes de proceder con la eliminación permanente de su base de datos. Swift97 mantiene copias de seguridad automatizadas con una retención limitada, exclusivamente para garantizar la continuidad del servicio ante fallos técnicos.

El tratamiento de los datos personales se rige por la Política de Privacidad.

14. Usos Prohibidos

Queda estrictamente prohibido:

• Utilizar Swift97 para actividades ilícitas, fraude fiscal o evasión de impuestos.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar o copiar cualquier parte del sistema.
• Intentar acceder a datos de otros Tenants o vulnerar el aislamiento multi-empresa.
• Ejecutar ataques de denegación de servicio, inyecciones u otras acciones maliciosas.
• Registrar cuentas con información falsa o identificaciones ficticias.
• Revender o sublicenciar el acceso al sistema sin autorización expresa de Swift97.
• Cargar contenido que infrinja derechos de terceros o la legislación aplicable.

15. Suspensión y Terminación

Swift97 podrá suspender o cancelar el acceso de un Tenant, total o parcialmente, en caso de incumplimiento de estos Términos, falta de pago, uso indebido o cuando exista riesgo para la seguridad o integridad de la plataforma. En casos de incumplimiento grave, la suspensión podrá ser inmediata.

El Tenant puede cancelar su suscripción en cualquier momento conforme al procedimiento del plan contratado. La terminación no exime de las obligaciones de pago devengadas antes de su fecha efectiva.

16. Garantías y Exención

El servicio se proporciona «tal cual» y «según disponibilidad». Dentro de los límites permitidos por la ley, Swift97 no otorga garantías de que el servicio será ininterrumpido, libre de errores o que satisfará requisitos específicos del Tenant no acordados expresamente. Lo anterior no excluye las garantías irrenunciables que la legislación costarricense de protección al consumidor reconozca cuando resulte aplicable.

17. Limitación de Responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley, Swift97 no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales o consecuentes, ni por lucro cesante o pérdida de datos derivados de: el mal uso de la plataforma, errores de configuración del Tenant, fallos en la infraestructura del Ministerio de Hacienda o de otros terceros, o acciones u omisiones del propio Tenant o sus Usuarios.

La responsabilidad total acumulada de Swift97 frente al Tenant, por cualquier causa, no excederá el monto efectivamente pagado por el Tenant durante los tres (3) meses inmediatamente anteriores al evento que originó el reclamo. Esta limitación no aplica a supuestos que la ley no permita limitar.

18. Indemnización

El Tenant se compromete a mantener indemne a Swift97, sus representantes y colaboradores, frente a cualquier reclamo, demanda, sanción o gasto (incluidos honorarios legales razonables) derivado del incumplimiento de estos Términos, del uso indebido de la plataforma, de la infracción de derechos de terceros o del tratamiento ilícito de datos personales ingresados por el Tenant.

19. Fuerza Mayor

Swift97 no incurrirá en responsabilidad por el incumplimiento o retraso en sus obligaciones cuando ello obedezca a causas fuera de su control razonable, incluyendo desastres naturales, cortes de energía o telecomunicaciones, fallos de proveedores de infraestructura o de la Administración Tributaria, ataques informáticos, actos de autoridad o conflictos sociales.

20. Cambios en los Términos

Swift97 puede actualizar estos Términos en cualquier momento. Los cambios significativos se notificarán por correo electrónico o dentro de la plataforma con al menos 15 días naturales de anticipación. El uso continuado del servicio después de la fecha de vigencia de los cambios implica la aceptación de las nuevas condiciones.

21. Ley Aplicable y Jurisdicción

Estos Términos se rigen e interpretan de conformidad con las leyes de la República de Costa Rica. Cualquier controversia derivada de su interpretación o ejecución se someterá a los tribunales competentes de Costa Rica, sin perjuicio de los derechos irrenunciables que la legislación de protección al consumidor reconozca al Tenant.

22. Contacto Legal

Para consultas legales o sobre estos Términos: